# Dış Ticaret Yazılımı: İhracat Süreçlerini Dijitalde Yönetin

Kaynak: https://lanseyapim.com/hizmet/dis-ticaret-yazilimlari
Sağlayıcı: Lanse Yapım (Konya, Türkiye) · Kategori: E-Ticaret & Satış
İletişim (telefon, SMS, WhatsApp): 0546 219 28 42 · E-posta: bilgi@lanseyapim.com · Adres: FEVZİ ÇAKMAK MAH. 10638 SK. K.T.M. C2 BLOK NO:7A/105 KARATAY/KONYA

> Teklif, proforma fatura, sipariş, sevkiyat, belge arşivi ve döviz cari takibini tek panelde toplayan dış ticaret yazılımı geliştiriyoruz. İhracatçı ve ithalatçı firmaların iç süreçleri için.

## Dış Ticaret Yazılımları nedir?

Dış Ticaret Yazılımları, ihracat ve ithalat yapan firmaların teklif, proforma fatura, sipariş, sevkiyat, belge arşivi ve döviz cari takibini tek bir iç panelde toplayan özel yazılımlardır. Müşteri vitrininden farklı olarak firmanın iç süreçlerini düzenler; dağınık tablolar ve e-postalar yerine her siparişin aşamasını, belgesini ve ödeme durumunu bir arada gösterir.

## Bir bakışta

- Kimler için: İhracat ya da ithalat yapan, çok sayıda teklif ve sevkiyat yöneten firmalar
- Tipik süre: Genellikle birkaç hafta ile birkaç ay arasında; belge ve süreç sayısına göre değişir
- Teslim edilen: Teklif ve sipariş paneli, belge arşivi, döviz cari ve raporlar
- Sizden beklenen: Mevcut belge örnekleri, süreç anlatımı, kullanıcı rolleri ve ürün listesi

## Kimler için uygun?

- Üretici ihracatçılar: Konya’da üretip yurt dışına satan firmalar, teklifin siparişe, siparişin üretime ve sevkiyata dönüşmesini tek panelde izleyerek bilgi kaybını azaltabilir.
- Dış ticaret şirketleri: Birçok tedarikçiyle birçok alıcı arasında aracılık yapan şirketler, hangi teklifin hangi tedarikçiye ve hangi alıcıya bağlı olduğunu düzenli tutabilir.
- İthalat yapan firmalar: Yurt dışı tedarikçiden mal getiren işletmeler, verilen siparişleri, yoldaki sevkiyatları ve ödeme vadelerini tek ekranda görebilir.
- Fuar sonrası çok alıcıyla yazışanlar: Fuarda onlarca alıcıyla tanışan firmalar, her alıcının talebini ve teklif durumunu kaydederek takibi unutmadan sürdürebilir.
- Döviz alacağı takibi zorlaşan firmalar: Farklı para birimlerinde alacağı olan işletmeler, hangi tutarın ne zaman ve hangi alıcıdan vadesinin geleceğini döviz cinsinden izleyebilir.

## Dış ticaret işlemleri neden dağınık kalır?

Bir ihracat siparişi; teklif, proforma fatura, onay, üretim, paketleme listesi, sevkiyat, belgeler ve tahsilat gibi birçok adımdan geçer. Bunlar çoğunlukla tablolarda, e-postalarda ve farklı programlarda yürütülür; hangi siparişin neresinde olduğu zor görülür.

Dış ticaret yazılımı, bu adımları tek panelde toplar. Siparişin başından sonuna kadar neyin hazır, neyin eksik olduğunu görürsünüz. Döviz cinsinden tutarlar ve yabancı müşteri bilgileri de düzenli tutulur.

Bu hizmet firmanızın iç yönetimidir. Yurt dışına dijital vitrin ve tanıtım için Dış Ticaret Çözümleri hizmetimize bakabilirsiniz.

## Yazılımda neler yapıyoruz?

Modülleri işletmenizin akışına göre seçer, gerekmeyenleri eklemeyiz. Hazır bir muhasebe programının yerine geçmeyi değil, dış ticaret akışını düzenlemeyi hedefleriz.
- Yabancı müşteri ve tedarikçi kayıtları
- Çok dilli ve çok para birimli teklif ve proforma fatura hazırlama
- Sipariş durumu: onaylandı, üretimde, hazır, sevk edildi
- Paketleme listesi ve sevkiyat bilgisi oluşturma
- Belge arşivi: sözleşme, fatura, sertifika, konşimento ve benzeri dosyalar
- Döviz cinsinden cari takip ve vadesi gelen ödemeler için hatırlatma
- Hazır belge şablonlarının firmaya özel düzenlenmesi
- Ürün kodu, gümrük tarife numarası gibi alanların kayıt altında tutulması
- Ülke, müşteri ve dönem bazlı raporlar

## Size ne kazandırır?

Aynı bilgiyi tekrar tekrar yazmak yerine kayıttan belge üretirsiniz. Yanlış müşteri adı, hatalı birim veya eksik belge gibi sorunlar azalır. Ekip değişse bile bilgi şirkette kalır.

Mevzuata uyum konusunda yazılım yardımcı olur ama sorumluluğu devralmaz; gerekli kontrolleri mali müşavir ve gümrük müşavirinizle yapmaya devam edersiniz.
- Teklif ve belge hazırlama süresinde kısalma
- Her siparişin neresinde olduğunu tek ekranda görme
- Belgelerin kaybolmaması, kolay bulunması
- Döviz alacaklarını vadesine göre izleme
- Yeni çalışanın süreci hızlı öğrenmesi

## Hangi firmalarda nasıl kullanılır?


- Konya'daki imalatçı ihracatçılar: sipariş ve sevkiyat takibini tek ekranda yürütür
- Dış ticaret şirketleri: birden çok tedarikçi ve müşteri ilişkisini düzenler
- İthalatçılar: tedarikçi siparişlerini ve gelen sevkiyatları izler
- Fuar sonrası çok sayıda alıcıyla yazışan firmalar: teklifleri ve takipleri kaybetmez

## Neden Lanse Yapım?

Özel yazılım, firmanızın gerçek akışına uymalıdır. İş akışınızı dinler, ekranları günlük kullanıma göre sade tasarlar ve gerekirse mevcut muhasebe programınızla bağlantı noktaları kurarız.

Konya'da yerinde analiz, başka şehirlerde uzaktan çalışma sunarız. Kapsamı yazılı teklifle netleştirir, teslimden sonra destek veririz.

## Başlamadan önce


- Kullandığınız teklif, proforma ve paketleme belgelerinin örneklerini toplayın
- Hangi belgelerin resmi sistemlerden alındığını, hangilerinin firmada hazırlandığını ayırın
- Kritik mevzuat ve beyan işlemlerini mali müşavir ve gümrük müşavirinizle yürütün
- Muhasebe programınızla bağlantı isteyip istemediğinize karar verin
- Kullanıcı rollerini (satış, depo, muhasebe) önceden belirleyin

## Kapsamdaki işler

- Alıcı ve tedarikçi kartları: Yabancı müşteri ve tedarikçilerin ülke, iletişim, dil, ödeme koşulu ve geçmiş işlem bilgileri tek kartta toplanır.
- Çok dilli teklif hazırlama: Teklif, ürün listesinden seçilerek hedef dilde ve istenen para biriminde oluşturulur; şablon firmanıza göre düzenlenir.
- Proforma fatura üretimi: Onaylanan tekliften proforma fatura çıkarılır; ödeme koşulu, teslim şekli ve banka bilgisi hazır alanlardan gelir.
- Sipariş durum takibi: Siparişin onaylandı, üretimde, hazır ve sevk edildi gibi aşamaları işaretlenir; ilgili çalışan her aşamada bilgilendirilir.
- Paketleme ve sevkiyat kayıtları: Paketleme listesi, koli bilgisi, taşıma yöntemi ve tahmini varış tarihi kaydedilir ve alıcıyla paylaşılabilir biçimde sunulur.
- Belge arşivi: Sözleşme, fatura, sertifika, konşimento gibi belgeler siparişe bağlı olarak yüklenir; ihtiyaç anında hızla bulunur ve yetkiye göre erişilir.
- Döviz cari takibi: Alacak ve borçlar döviz cinsinden izlenir; vadesi yaklaşan ödemeler için hatırlatma gönderilir ve güncel durum raporlanır.
- Ürün ve gümrük bilgisi alanları: Ürün kodu, gümrük tarife numarası ve menşe bilgisi kayıt altında tutulur; resmî beyan için ilgili uzmana hazır veri sunulur.

## Teslim edilenler

- Alıcı ve tedarikçi yönetim paneli
- Çok dilli ve çok para birimli teklif şablonları
- Proforma fatura şablonu
- Sipariş durum takip ekranı
- Paketleme listesi ve sevkiyat kayıt ekranı
- Belge arşivi ve yetkili erişim düzeni
- Döviz cari ve vade hatırlatma modülü
- Ülke, müşteri ve dönem bazlı raporlar
- Kullanıcı rolleri ve işlem kayıtları
- Kullanım kılavuzu ve ekip eğitimi

## Teklifin siparişe dönüşme süreci nasıl izlenir?

Dış ticarette teklif süreci uzundur. Alıcı talebi gelir, ürün ve miktar netleşir, fiyat ve teslim şekli konuşulur, numune istenebilir, ardından sipariş onaylanır. Bu süreç haftalar sürebilir ve her aşamada farklı kişiler devrede olur.

Yazılımda her teklif bir kayıt olarak açılır ve durumu izlenir. Gönderildi, görüldü, revize istendi ve onaylandı gibi aşamalar tanımlanır. Her aşama için hatırlatma tarihi atanır; böylece yanıt beklenen teklif unutulmaz ve takip düzenli yapılır.

Onaylanan teklif tek tıkla siparişe dönüştürülür. Fiyat, ürün ve koşul bilgisi yeniden girilmez, hata riski azalır. Reddedilen tekliflerin nedeni de kaydedilirse, zamanla hangi pazarda hangi fiyatın zorlandığı gibi değerli bilgiler birikir.
- Teklif durumu ve hatırlatma tarihi
- Tekliften siparişe tek tıkla dönüşüm
- Ret nedeni kaydı
- Revize geçmişinin saklanması

## Dış ticaret belgeleri yazılımda nasıl düzenlenir?

Dış ticaretin çok sayıda belgesi vardır: teklif, proforma fatura, sözleşme, paketleme listesi, sertifika ve taşıma belgeleri. Bu belgelerin bir kısmı firma içinde hazırlanır, bir kısmı resmi kurumlardan, bir kısmı taşıyıcılardan ya da alıcıdan gelir.

Yazılım bu belgeleri üçe ayırır: firmada üretilenler şablonla otomatik hazırlanır, dışarıdan gelenler siparişe bağlı olarak yüklenir ve arşivlenir, resmi sistemlerde işlenenler ise yalnızca kayıt ve takip amacıyla tutulur. Böylece hangi belgenin nerede hazırlandığı net olur.

Resmi beyan, gümrük işlemleri ve vergi uyumu uzman işidir. Yazılım bu alanlarda hüküm vermez; yalnızca gümrük müşavirinize ve mali müşavirinize gerekli veriyi düzenli hazırlayabilir. Kritik mevzuat konularında her zaman yetkili uzmandan görüş almanız gerekir.
- Firmada hazırlanan belgeler için şablon
- Dışarıdan gelen belgeler için arşiv
- Resmi işlemler için takip kaydı
- Uzmanlara veri aktarımı için düzenli çıktı

## Döviz cari takibi neden ayrı bir düzen ister?

Dövizle çalışan firmada alacak ve borç, kur değişimiyle her gün farklı bir değere sahip olur. Yerel para birimine çevrilmiş tek rakama bakmak gerçek durumu gizleyebilir. Bu nedenle kayıt, işlem para biriminde tutulur ve güncel karşılığı ayrıca gösterilir.

Vade takibi de önemlidir. Alıcının ödeme vadesi geldiğinde hatırlatma gitmesi, vadesi geçen alacakların ayrı listelenmesi ve ödeme geldikçe ilgili faturaya kapatılması düzenli bir akış gerektirir. Panelde bu akış alıcı bazında izlenebilir.

Kur bilgisi için güvenilir bir kaynağa bağlanmak ya da kuru elle girmek mümkündür. Hangisinin seçileceği kullanım biçimine bağlıdır. Muhasebe kaydı ve vergi açısından hangi kurun esas alınacağı konusunda mali müşavirinize danışmanız gerekir; biz sistemde bu seçimi esnek kurarız.
- İşlem para biriminde kayıt
- Güncel karşılığın ayrıca gösterimi
- Vade hatırlatma ve gecikme listesi
- Kur kaynağı tercihi

## Tablo, genel ERP ve özel dış ticaret yazılımı

| Ölçüt | Tablo ve e-posta | Genel ERP programı | Özel dış ticaret yazılımı |
|---|---|---|---|
| Kuruluma hazırlık | Hemen başlanır | Kurulum ve eğitim gerekir | Süreç analizi ve kurulum gerekir |
| Dış ticarete uyum | Elle uyarlanır | Genelde sınırlı modüller | Süreçlerinize göre kurulur |
| Çok dil ve para birimi | Elle çalışılır | Programa bağlı | Şablon ve kurlarla tanımlanır |
| Belge arşivi | Dağınık klasörler | Programa bağlı | Siparişe bağlı merkezi arşiv |
| Maliyet yapısı | Düşük, iş gücü yükü yüksek | Lisans ve eğitim maliyeti | Geliştirme maliyeti, sahiplik sizde |
| Lanse Yapım yaklaşımı | Hacim azsa yeterli olabilir | Mevcut ERP yetiyorsa onu önce değerlendiririz | Özel süreç varsa kurulum öneririz |

## Sürecimiz

1. Süreç analizi: Tekliften tahsilata ihracat akışınızı ve kullandığınız belgeleri birlikte çıkarırız.
2. Plan ve teklif: Modülleri, belge şablonlarını ve takvimi yazılı teklifte netleştiririz.
3. Geliştirme: Paneli, belge şablonlarını ve raporları hazırlarız.
4. Test ve onay: Gerçek bir siparişi baştan sona yazılımda deneyerek eksikleri gideririz.
5. Veri aktarımı ve yayın: Mevcut müşteri ve sipariş kayıtlarını aktarır, ekibe kullanımı gösteririz.
6. Destek: Yeni belge türü, modül veya rapor ihtiyacında yardımcı oluruz.

## Sık sorulan sorular

### Dış Ticaret Yazılımı ile Dış Ticaret Çözümleri farkı nedir?

Yazılım, firmanın iç süreçlerini yönetir: teklif, proforma, belge, sevkiyat, cari. Çözümler ise yurt dışına dijital vitrin, çok dilli site ve tanıtım çalışmasıdır.

### Gümrük beyannamesi hazırlıyor mu?

Hayır. Resmi beyan ve gümrük işlemleri yetkili sistemlerde ve gümrük müşaviri aracılığıyla yapılır. Yazılım ön bilgileri ve belge arşivini düzenlemenize yardımcı olur.

### Muhasebe programının yerini alır mı?

Hayır. Muhasebe programınız yerinde kalır; yazılım dış ticaret akışını düzenler ve gerekirse veri aktarımı yapar. Tam bağlantı programın imkânına bağlıdır.

### Maliyet neye göre değişir?

Modül sayısı, belge türleri, çok dil ve para birimi ihtiyacı ile bağlantılar kapsamı belirler. Yazılı teklifle sunarız.

### Verilerim güvende mi?

Erişim kullanıcı rolleriyle sınırlandırılır, işlemler kayıt altına alınır, veriler yedeklenir. Ticari sırlarınız için gizlilik sözleşmesi de yapılabilir.

### Ne kadar sürede teslim edilir?

Kapsama bağlıdır; küçük bir panel kısa sürede, çok modüllü bir yapı daha uzun sürede tamamlanır. Teklifte adım adım takvim yazarız.

### Dış ticaret yazılımı hangi firma büyüklüğünde anlamlıdır?

Birkaç alıcıyla çalışan çok küçük firmalarda tablo yeterli olabilir. Aynı anda onlarca teklif, sipariş ve sevkiyat yönetiliyorsa yazılım anlam kazanır. Karar için mevcut iş yükünüze bakar, gerçekten ihtiyaç olup olmadığını dürüstçe değerlendiririz.

### Yazılım gümrük beyannamesi hazırlar mı?

Hayır, resmi gümrük beyanı gümrük müşaviri ve yetkili sistemler üzerinden yapılır. Yazılım ürün kodu, tarife numarası ve fatura bilgisi gibi verileri düzenli tutarak müşavirinize hazır veri sağlayabilir. Hukuki işlemler için uzmana danışmanız gerekir.

### Teklifler hangi dillerde hazırlanabilir?

Şablonlar istenen dillerde hazırlanır; ürün adı ve koşul metinleri her dil için tanımlanır. Çeviri kalitesi için sektör bilen bir çevirmenin kontrolü önerilir. Dil sayısı arttıkça içerik hazırlığı da artar, bu kapsamı belirler.

### Mevcut ön muhasebe programımla bağlanır mı?

Programın bağlantı imkânı varsa fatura ve cari verisi aktarılabilir. İmkân programa göre değişir. Önce programı inceler ve mümkün olan bağlantıyı teklifte açıkça yazarız; muhasebe kaydı konusunda mali müşavirinize danışmanız gerekir.

### Alıcılarla paylaşılan bir portal kurulabilir mi?

Evet, alıcının kendi siparişini ve belgelerini görebildiği sınırlı bir alan açılabilir. Hangi bilgilerin paylaşılacağını siz belirlersiniz. Bu özellik ek kapsam sayılır ve güvenlik ile yetki yapısı ayrıca planlanır.

### Veriler yurt dışına çıkar mı?

Veriler kurulumun yapıldığı sunucuda saklanır; sunucunun konumu seçeneklere göre belirlenir. Kişisel veri aktarımı ve saklama konularında mevzuat gereklerini uzmanınızla netleştirmenizi öneririz. Sunucu seçeneklerini teklifte açıkça yazarız.

---
Teklif için: https://lanseyapim.com/iletisim?hizmet=dis-ticaret-yazilimlari
Fiyatlar bilgilendirme amaçlıdır; kesin kapsam ve bedel ücretsiz ön görüşmeden sonra yazılı teklifle belirlenir.