Dış Ticaret Yazılımı: İhracat Süreçlerini Dijitalde Yönetin

Dış Ticaret Yazılımları kimler için uygun?

Dış ticaret işlemleri neden dağınık kalır?

Bir ihracat siparişi; teklif, proforma fatura, onay, üretim, paketleme listesi, sevkiyat, belgeler ve tahsilat gibi birçok adımdan geçer. Bunlar çoğunlukla tablolarda, e-postalarda ve farklı programlarda yürütülür; hangi siparişin neresinde olduğu zor görülür.

Dış ticaret yazılımı, bu adımları tek panelde toplar. Siparişin başından sonuna kadar neyin hazır, neyin eksik olduğunu görürsünüz. Döviz cinsinden tutarlar ve yabancı müşteri bilgileri de düzenli tutulur.

Bu hizmet firmanızın iç yönetimidir. Yurt dışına dijital vitrin ve tanıtım için Dış Ticaret Çözümleri hizmetimize bakabilirsiniz.

Yazılımda neler yapıyoruz?

Modülleri işletmenizin akışına göre seçer, gerekmeyenleri eklemeyiz. Hazır bir muhasebe programının yerine geçmeyi değil, dış ticaret akışını düzenlemeyi hedefleriz.

• Yabancı müşteri ve tedarikçi kayıtları
• Çok dilli ve çok para birimli teklif ve proforma fatura hazırlama
• Sipariş durumu: onaylandı, üretimde, hazır, sevk edildi
• Paketleme listesi ve sevkiyat bilgisi oluşturma
• Belge arşivi: sözleşme, fatura, sertifika, konşimento ve benzeri dosyalar
• Döviz cinsinden cari takip ve vadesi gelen ödemeler için hatırlatma
• Hazır belge şablonlarının firmaya özel düzenlenmesi
• Ürün kodu, gümrük tarife numarası gibi alanların kayıt altında tutulması
• Ülke, müşteri ve dönem bazlı raporlar

Size ne kazandırır?

Aynı bilgiyi tekrar tekrar yazmak yerine kayıttan belge üretirsiniz. Yanlış müşteri adı, hatalı birim veya eksik belge gibi sorunlar azalır. Ekip değişse bile bilgi şirkette kalır.

Mevzuata uyum konusunda yazılım yardımcı olur ama sorumluluğu devralmaz; gerekli kontrolleri mali müşavir ve gümrük müşavirinizle yapmaya devam edersiniz.

• Teklif ve belge hazırlama süresinde kısalma
• Her siparişin neresinde olduğunu tek ekranda görme
• Belgelerin kaybolmaması, kolay bulunması
• Döviz alacaklarını vadesine göre izleme
• Yeni çalışanın süreci hızlı öğrenmesi

Hangi firmalarda nasıl kullanılır?

• Konya'daki imalatçı ihracatçılar: sipariş ve sevkiyat takibini tek ekranda yürütür
• Dış ticaret şirketleri: birden çok tedarikçi ve müşteri ilişkisini düzenler
• İthalatçılar: tedarikçi siparişlerini ve gelen sevkiyatları izler
• Fuar sonrası çok sayıda alıcıyla yazışan firmalar: teklifleri ve takipleri kaybetmez

Neden Lanse Yapım?

Özel yazılım, firmanızın gerçek akışına uymalıdır. İş akışınızı dinler, ekranları günlük kullanıma göre sade tasarlar ve gerekirse mevcut muhasebe programınızla bağlantı noktaları kurarız.

Konya'da yerinde analiz, başka şehirlerde uzaktan çalışma sunarız. Kapsamı yazılı teklifle netleştirir, teslimden sonra destek veririz.

Başlamadan önce

• Kullandığınız teklif, proforma ve paketleme belgelerinin örneklerini toplayın
• Hangi belgelerin resmi sistemlerden alındığını, hangilerinin firmada hazırlandığını ayırın
• Kritik mevzuat ve beyan işlemlerini mali müşavir ve gümrük müşavirinizle yürütün
• Muhasebe programınızla bağlantı isteyip istemediğinize karar verin
• Kullanıcı rollerini (satış, depo, muhasebe) önceden belirleyin

Dış Ticaret Yazılımları kapsamında neler yapıyoruz?

1. 01

   Alıcı ve tedarikçi kartları

   Yabancı müşteri ve tedarikçilerin ülke, iletişim, dil, ödeme koşulu ve geçmiş işlem bilgileri tek kartta toplanır.

2. 02

   Çok dilli teklif hazırlama

   Teklif, ürün listesinden seçilerek hedef dilde ve istenen para biriminde oluşturulur; şablon firmanıza göre düzenlenir.

3. 03

   Proforma fatura üretimi

   Onaylanan tekliften proforma fatura çıkarılır; ödeme koşulu, teslim şekli ve banka bilgisi hazır alanlardan gelir.

4. 04

   Sipariş durum takibi

   Siparişin onaylandı, üretimde, hazır ve sevk edildi gibi aşamaları işaretlenir; ilgili çalışan her aşamada bilgilendirilir.

5. 05

   Paketleme ve sevkiyat kayıtları

   Paketleme listesi, koli bilgisi, taşıma yöntemi ve tahmini varış tarihi kaydedilir ve alıcıyla paylaşılabilir biçimde sunulur.

6. 06

   Belge arşivi

   Sözleşme, fatura, sertifika, konşimento gibi belgeler siparişe bağlı olarak yüklenir; ihtiyaç anında hızla bulunur ve yetkiye göre erişilir.

7. 07

   Döviz cari takibi

   Alacak ve borçlar döviz cinsinden izlenir; vadesi yaklaşan ödemeler için hatırlatma gönderilir ve güncel durum raporlanır.

8. 08

   Ürün ve gümrük bilgisi alanları

   Ürün kodu, gümrük tarife numarası ve menşe bilgisi kayıt altında tutulur; resmî beyan için ilgili uzmana hazır veri sunulur.

Neler teslim ediyoruz, hangi araçları kullanıyoruz?

Teklifin siparişe dönüşme süreci nasıl izlenir?

Dış ticarette teklif süreci uzundur. Alıcı talebi gelir, ürün ve miktar netleşir, fiyat ve teslim şekli konuşulur, numune istenebilir, ardından sipariş onaylanır. Bu süreç haftalar sürebilir ve her aşamada farklı kişiler devrede olur.

Yazılımda her teklif bir kayıt olarak açılır ve durumu izlenir. Gönderildi, görüldü, revize istendi ve onaylandı gibi aşamalar tanımlanır. Her aşama için hatırlatma tarihi atanır; böylece yanıt beklenen teklif unutulmaz ve takip düzenli yapılır.

Onaylanan teklif tek tıkla siparişe dönüştürülür. Fiyat, ürün ve koşul bilgisi yeniden girilmez, hata riski azalır. Reddedilen tekliflerin nedeni de kaydedilirse, zamanla hangi pazarda hangi fiyatın zorlandığı gibi değerli bilgiler birikir.

• Teklif durumu ve hatırlatma tarihi
• Tekliften siparişe tek tıkla dönüşüm
• Ret nedeni kaydı
• Revize geçmişinin saklanması

Dış ticaret belgeleri yazılımda nasıl düzenlenir?

Dış ticaretin çok sayıda belgesi vardır: teklif, proforma fatura, sözleşme, paketleme listesi, sertifika ve taşıma belgeleri. Bu belgelerin bir kısmı firma içinde hazırlanır, bir kısmı resmi kurumlardan, bir kısmı taşıyıcılardan ya da alıcıdan gelir.

Yazılım bu belgeleri üçe ayırır: firmada üretilenler şablonla otomatik hazırlanır, dışarıdan gelenler siparişe bağlı olarak yüklenir ve arşivlenir, resmi sistemlerde işlenenler ise yalnızca kayıt ve takip amacıyla tutulur. Böylece hangi belgenin nerede hazırlandığı net olur.

Resmi beyan, gümrük işlemleri ve vergi uyumu uzman işidir. Yazılım bu alanlarda hüküm vermez; yalnızca gümrük müşavirinize ve mali müşavirinize gerekli veriyi düzenli hazırlayabilir. Kritik mevzuat konularında her zaman yetkili uzmandan görüş almanız gerekir.

• Firmada hazırlanan belgeler için şablon
• Dışarıdan gelen belgeler için arşiv
• Resmi işlemler için takip kaydı
• Uzmanlara veri aktarımı için düzenli çıktı

Döviz cari takibi neden ayrı bir düzen ister?

Dövizle çalışan firmada alacak ve borç, kur değişimiyle her gün farklı bir değere sahip olur. Yerel para birimine çevrilmiş tek rakama bakmak gerçek durumu gizleyebilir. Bu nedenle kayıt, işlem para biriminde tutulur ve güncel karşılığı ayrıca gösterilir.

Vade takibi de önemlidir. Alıcının ödeme vadesi geldiğinde hatırlatma gitmesi, vadesi geçen alacakların ayrı listelenmesi ve ödeme geldikçe ilgili faturaya kapatılması düzenli bir akış gerektirir. Panelde bu akış alıcı bazında izlenebilir.

Kur bilgisi için güvenilir bir kaynağa bağlanmak ya da kuru elle girmek mümkündür. Hangisinin seçileceği kullanım biçimine bağlıdır. Muhasebe kaydı ve vergi açısından hangi kurun esas alınacağı konusunda mali müşavirinize danışmanız gerekir; biz sistemde bu seçimi esnek kurarız.

• İşlem para biriminde kayıt
• Güncel karşılığın ayrıca gösterimi
• Vade hatırlatma ve gecikme listesi
• Kur kaynağı tercihi

Tablo, genel ERP ve özel dış ticaret yazılımı

Dış Ticaret Yazılımları işinde sık yapılan hatalar

Dış Ticaret Yazılımları Sürecimiz

İşi baştan sona şu adımlarla yürütüyoruz; her adımda onayınızı alıyor ve ilerlemeyi sizinle paylaşıyoruz.

1. 1

   Süreç analizi

   Tekliften tahsilata ihracat akışınızı ve kullandığınız belgeleri birlikte çıkarırız.

2. 2

   Plan ve teklif

   Modülleri, belge şablonlarını ve takvimi yazılı teklifte netleştiririz.

3. 3

   Geliştirme

   Paneli, belge şablonlarını ve raporları hazırlarız.

4. 4

   Test ve onay

   Gerçek bir siparişi baştan sona yazılımda deneyerek eksikleri gideririz.

5. 5

   Veri aktarımı ve yayın

   Mevcut müşteri ve sipariş kayıtlarını aktarır, ekibe kullanımı gösteririz.

6. 6

   Destek

   Yeni belge türü, modül veya rapor ihtiyacında yardımcı oluruz.

Sonuçları nasıl ölçüyoruz?

Sonuçlar sektöre, rekabete ve kapsama göre değişir. Bu yüzden iş bittiğinde değil, süreç boyunca aşağıdaki göstergelere bakarız.

• Teklif hazırlama süresi

  Alıcı talebinden teklifin gönderilmesine kadar geçen süre izlenir.

• Teklif dönüşüm durumu

  Gönderilen tekliflerin kaçının siparişe dönüştüğü ülke ve ürün bazında incelenir.

• Sipariş aşama süreleri

  Siparişin her aşamada ne kadar kaldığı ölçülür; tıkanma noktaları görülür.

• Belge bulma süresi

  Gerekli belgeye ulaşma süresi ve eksik belge sayısı takip edilir.

• Geciken döviz alacağı

  Vadesi geçen döviz alacaklarının tutarı ve alıcı dağılımı izlenir.

Dış Ticaret Yazılımları için kısa sözlük

Konşimento

Deniz taşımacılığında taşıyıcının yükü teslim aldığını gösteren, taşıma sözleşmesi niteliği de taşıyan belgedir.

Paketleme listesi

Sevkiyattaki kolilerin içeriğini, adedini ve ağırlığını gösteren belgedir.

Teslim şekli

Taşıma, sigorta ve gümrük sorumluluklarının satıcı ile alıcı arasında nasıl paylaşıldığını belirleyen ticari koşuldur.

Gümrük tarife numarası

Ürünün gümrük işlemlerinde hangi sınıfa girdiğini gösteren, ürüne özgü sayısal koddur.

Vade

Bir alacağın veya borcun ödenmesi gereken tarihtir ve hatırlatma planının dayanağını oluşturur.