E-Posta Yönlendirme: Gelen Mailler Doğru Kişiye Ulaşsın

E-Posta Yönlendirme kimler için uygun?

Her adres için ayrı posta kutusu açmak şart değil

Web sitenizde bilgi@firmaniz.com, satis@firmaniz.com gibi birkaç adres yazıyordur. Bunlar için ayrı ayrı posta kutusu açıp hepsini kontrol etmek hem zahmetli hem gereksizdir.

E-posta yönlendirme, bu adreslere gelen mesajları sizin kullandığınız mevcut bir adrese otomatik iletir. Örneğin satis@ mesajı satış sorumlusuna, destek@ mesajı destek ekibine gider.

Böylece müşteri kurumsal adresinize yazar, siz mevcut posta kutunuzdan cevap verirsiniz. Mesaj gözden kaçmaz, işleyiş basit kalır.

Yönlendirme hizmetinde neler yapıyoruz?

Kuralları kurmak kadar, güvenli ve düzenli çalışmasını sağlamak da işimizin parçasıdır.

• Alan adınıza bağlı yönlendirme adreslerinin tanımlanması
• Bir adresten bir veya birden çok kişiye iletim kuralları
• Bilgi, satış, destek, muhasebe gibi bölüm adreslerinin kurulumu
• Tüm kalan adresleri tek hesapta toplayan genel kural (isteğe bağlı)
• Yanıtlarınızın kurumsal adresten gönderilebilmesi için ek ayarlar
• Alan adı kayıtlarında gerekli teknik düzenlemeler
• Gönderim ve alım testi, sonuçların yazılı teslimi
• Kuralların sonradan değiştirilmesi için yazılı kullanım notu

Size ne kazandırır?

Müşteri taleplerinin kaybolmasını önler, ekibin mesajları tek bir yerden görmesini sağlar. Küçük işletmeler için bütçe dostu bir başlangıçtır.

İş büyüdüğünde yönlendirmeler, tam kurumsal e-posta sistemine yükseltilebilir.

• Gelen mesajların doğru kişiye otomatik ulaşması
• Daha az posta kutusu, daha az parola ve daha az karmaşa
• Çalışan değişse bile kurumsal adresin değişmemesi
• Kurumsal adresle güven veren bir görünüm
• İlerde tam e-posta sistemine geçiş için hazır altyapı

Kimler için uygun?

• Yeni kurulan işletmeler: bilgi@ adresini kendi mailine yönlendirmek isteyenler
• Çok bölümlü firmalar: satış, muhasebe ve destek taleplerini ayırmak isteyenler
• Serbest çalışanlar ve danışmanlar: kurumsal adres isteyip ayrı posta kutusu istemeyenler
• Yeni bir markaya geçen firmalar: eski ve yeni adresleri bir arada çalıştıranlar
• Şubeli işletmeler: şubeye özel adreslerden gelen mesajları merkeze toplayanlar

Neden Lanse Yapım?

Yönlendirme basit görünür ama alan adı kayıtlarında yanlış yapılan bir ayar mailleri düşürebilir. Alan adını, web sitesini ve e-postayı birlikte yönettiğimiz için kuralları doğru yere ve doğru sırayla ekleriz.

Konya'da yüz yüze, başka şehirlerde uzaktan destek veririz. İşin kapsamını yazılı teklifle netleştirir, sonradan kural değişikliklerinde de yardımcı oluruz.

Yönlendirme ile kurumsal e-posta farkı

Yönlendirme, mesajı başka bir adrese iletir; kendi başına bir posta kutusu değildir. Hangisinin size uygun olduğunu şu ipuçlarıyla görebilirsiniz.

• Yalnızca gelen mesajı almak yeterliyse yönlendirme yeterlidir
• Kurumsal adresten yazışma geçmişini ayrı tutmak istiyorsanız tam posta kutusu gerekir
• Çok sayıda çalışan ve ortak takvim gerekiyorsa kurumsal e-posta tercih edin
• Yönlendirilen adres dolarsa mesaj geri dönebilir; hedef kutuyu kontrol edin
• İletilen mesajlarda spam filtreleri hedef hesabın kurallarına göre çalışır

E-Posta Yönlendirme kapsamında neler yapıyoruz?

1. 01

   Adres envanteri

   Kullanılan ve kullanılacak tüm adresleri listeleyip her adresin hangi kişiye veya gruba gideceğini bir tabloda netleştiririz.

2. 02

   Yönlendirme kurallarının kurulumu

   Alan adı panelinde veya posta sunucusunda her adres için hedef kutuyu tanımlar, birden çok hedefe iletim gerekiyorsa çoklu kural kurarız.

3. 03

   Toplu karşılama adresi

   Tanımsız bir adrese gelen iletileri belirlenen kutuda toplayan kuralı, spam riskini de hesaba katarak isteğe bağlı kurarız.

4. 04

   DNS ve MX ayarları

   İletilerin doğru sunucuya ulaşması için gerekli MX kayıtlarını düzenler ve yayılma süresince test iletileri göndeririz.

5. 05

   Yanıt adresi ayarı

   Yönlendirilen iletilere kurumsal adresten yanıt verebilmeniz için posta uygulamanızda gönderen adresi tanımlarız.

6. 06

   Spam ve döngü kontrolü

   Yönlendirme döngüsünü ve istenmeyen ileti yığılmasını engelleyecek ayarları yapar, sınırlama ve filtre önerir.

7. 07

   Test ve doğrulama

   Her adrese dışarıdan test iletisi gönderir, hedef kutuya ulaştığını ve başlık bilgilerinin doğru olduğunu kontrol ederiz.

8. 08

   Kural tablosu ve devir

   Tüm kuralları belgeleyip size teslim ederiz; çalışan değişikliği olduğunda hangi kuralın değişeceği net görünür.

Neler teslim ediyoruz, hangi araçları kullanıyoruz?

Yönlendirme ne zaman yeterlidir, ne zaman yetmez?

Yönlendirme, gelen ileti hacmi düşük ve ekip küçük olduğunda yeterlidir. Müşteri bilgi adresine yazar, ileti sizin mevcut kutunuza düşer ve siz yanıtlarsınız. Ayrı posta kutusu, kota ve cihaz kurulumu gerekmediği için bakım yükü azdır.

Ekip büyüdüğünde, yazışmaların kurum içinde saklanması gerektiğinde veya aynı yazışmayı birden çok kişinin takip etmesi gerektiğinde yönlendirme yetersiz kalır. Çünkü iletiler kişilerin kendi kutularında dağılır ve kurumsal bir arşiv oluşmaz.

Bu noktada yönlendirmeyi bırakmadan tam posta kutusuna geçmek mümkündür. Mevcut kurallar korunur, adres ayrı kutuya bağlanır ve eski yazışmalar taşınır. Bu yüzden yönlendirme ile başlayıp ihtiyaç büyüdükçe geçmek makul bir yoldur.

• Düşük hacim ve küçük ekip: yönlendirme
• Kurumsal arşiv ve ekip çalışması: posta kutusu
• Geçiş sırasında kurallar korunabilir

Yönlendirilen iletilerde kimlik ve spam sorunları nasıl yönetilir?

İleti yönlendirildiğinde hedef sunucu iletiyi sizin alan adınızdan değil yönlendiren sunucudan almış gibi görebilir. Bu durum bazı doğrulama kontrollerinde uyumsuzluğa yol açabilir ve iletinin spam klasörüne düşmesine neden olabilir.

Bu riski azaltmak için doğrulama kayıtlarının yönlendirme senaryosuna uygun yapılandırılması gerekir. Bazı yöntemler iletiyi baştan yeniden yazar; bazıları orijinal gönderen bilgisini korur. Hangi yöntemin uygun olduğu alan adı panelindeki seçeneklere bağlıdır.

Spam trafiği de yönlendirme ile birlikte hedef kutuya akar. Alan adına gelen istenmeyen iletiler yönlendirildiği için kutu şişebilir. Filtre kuralları ve gereksiz adreslerin kapatılması bu sorunu hafifletir.

• Doğrulama kayıtları yönlendirmeye göre ayarlanır
• Spam hedef kutuya da ulaşır
• Gereksiz adresler kapatılır

Yönlendirme kurallarını düzenli tutmak için hangi alışkanlıklar gerekir?

Her kural bir tabloda yazılı olmalıdır: adres, hedef, sorumlu kişi ve tarih. Böylece çalışan değiştiğinde hangi kuralın güncelleneceği hemen bilinir. Tablonun eski veya eksik olması, iletilerin sessizce yanlış kişiye gitmesine yol açar.

Üç ayda bir kuralları gözden geçirmek yararlıdır. Kullanılmayan adresler kapatılır, ayrılan çalışanların hedefleri güncellenir ve test iletisi ile hâlâ çalıştıkları doğrulanır. Bu kısa kontrol, aylar sonra fark edilen kayıp ileti sorununu önler.

Kritik adreslerde en az iki alıcı tanımlanması iyi bir pratiktir. Tek kişinin tatilde veya hastalıkta olması, müşteri iletisinin cevapsız kalması anlamına gelmemelidir. Yedek alıcı bu riski kolayca ortadan kaldırır.

• Kural tablosu tutun
• Üç ayda bir test iletisi gönderin
• Kritik adreslerde yedek alıcı tanımlayın

Yönlendirme mi, tam posta kutusu mu?

E-Posta Yönlendirme işinde sık yapılan hatalar

E-Posta Yönlendirme Sürecimiz

İşi baştan sona şu adımlarla yürütüyoruz; her adımda onayınızı alıyor ve ilerlemeyi sizinle paylaşıyoruz.

1. 1

   İhtiyaç belirleme

   Hangi adreslerin hangi kişilere yönleneceğini birlikte listeleriz. Sizden adres ve hedef kişi bilgisini isteriz.

2. 2

   Teklif

   Kural sayısını ve kapsamı içeren yazılı teklif hazırlarız.

3. 3

   Kuralların kurulumu

   Yönlendirme adreslerini tanımlar ve alan adı kayıtlarını düzenleriz.

4. 4

   Test

   Her adrese deneme mesajı gönderip doğru kişiye ulaştığını doğrularız.

5. 5

   Yanıt ayarı

   Gerekirse yanıtların kurumsal adresten gönderilmesi için ayar yaparız.

6. 6

   Teslim ve destek

   Kural listesini yazılı teslim eder, sonraki değişiklikler için destek sağlarız.

Sonuçları nasıl ölçüyoruz?

Sonuçlar sektöre, rekabete ve kapsama göre değişir. Bu yüzden iş bittiğinde değil, süreç boyunca aşağıdaki göstergelere bakarız.

• İletim başarısı

  Test iletilerinin her adresten hedef kutuya ulaşıp ulaşmadığı ve ne kadar sürede geldiği kontrol edilir.

• Kural sayısı ve güncelliği

  Tanımlı kuralların kaçının hâlâ geçerli olduğu, kimin için kullanılmadığı periyodik gözden geçirilir.

• Spam oranı

  Yönlendirilen adreslere gelen istenmeyen iletilerin sayısı izlenir; aşırı artış varsa filtre ya da adres değişikliği önerilir.

• Yanıt adresi doğruluğu

  Kurumsal adresten gönderilen yanıtların doğru adresle gittiği ve alıcıda doğru görüntülendiği test edilir.

• Döngü ve hata bildirimleri

  İletilemeyen mesaj bildirimleri incelenir; geri dönen ileti sayısı kural hatalarını gösterir.

E-Posta Yönlendirme için kısa sözlük

Yönlendirme

Bir adrese gelen iletinin kopyasının veya aslının başka bir adrese otomatik iletilmesidir. İleti orijinal kutuda tutulmayabilir.

Takma ad

Asıl posta kutusuna ek olarak tanımlanan alternatif adrestir. Bu adrese gelen ileti asıl kutuya düşer.

Toplu karşılama

Alan adında tanımlı olmayan tüm adreslere gelen iletileri tek bir kutuda toplayan kuraldır. Spam riski taşıdığı için dikkatle kullanılır.

MX kaydı

Alan adına gelen iletilerin hangi sunucuya iletileceğini belirten DNS kaydıdır. Yönlendirme hizmetinin çalışması bu kayda bağlıdır.

Gönderen adresi

Bir iletinin kimden gönderildiği gibi görünen adrestir. Yönlendirmede yanıtların kurumsal adresten gitmesi bu ayarla yapılır.